Baisser ses coûts grâce au digital

Optimiser votre budget grâce aux technologies numériques 

Découvrez comment la digitalisation et le recours aux technologies numériques dans les opérations consiste en une excellente solution pour réduire les dépenses et diminuer considérablement les frais opérationnels. 

Plus que jamais auparavant – la nouvelle réalité de la pandémie de Covid-19 oblige – les entreprises font face à un défi de taille : elles sont contraintes à réduire leurs dépenses. Il importe de couper toute charge inutile. Il n’est vraiment pas évident, voire souvent impossible, de réduire les coûts opérationnels internes, tels que le loyer, les frais bancaires, les services utilitaires ou encore les dépenses en termes de matières premières. Cela pousse par conséquent de nombreuses entreprises et organisations à reconsidérer leurs prestataires externes. Autrement dit, la tendance est à une meilleure gestion de la démultiplication des services d’information. 

Place à l'agilité digitale !

De plus en plus de gestionnaire d’entreprise combinent l’agilité digitale à l’utilisation des outils numériques pour réduire leurs dépenses. Ils parviennent ainsi à dégager un gain de temps dans les processus d’organisation de même qu’un assainissement des ressources financières. 

En déployant une stratégie futée qui revoit systématiquement de fond en comble les intégrations de la stack technology, il est possible de tirer pleinement parti de l’intégration du digital pour générer des bénéfices concrets. Cela passe par des solutions out of the box adaptées aux enjeux : réalisez en standard ce qui peut être accompli en spécifique.

Déjouer la complexification du système d’information

La digitalisation a eu pour effet d’accroître considérablement la complexité et le foisonnement de logiciels et d’applications variés. Plusieurs stratégies s’offrent à la portée des gestionnaires d’entreprise et d'organisations pour diminuer leurs coûts et éviter de jongler avec des dizaines d’outils redondants. 

La démultiplication des systèmes d’information a donné lieu à une considérable prolifération des maintenances, sans oublier les innombrables problématiques d’intégration et de sécurité. La stack technology a pris tellement d’ampleur au cours des dernières années que cela constitue un enjeu de taille. Considérez, par exemple, les technologies qui se sont greffées au-dessus des CMS. Quant aux solutions DevOps et aux plateformes de marketing numérique, elles amplifient largement la complexité en renchérissant avec de nouveaux systèmes ! À la longue, tous ces systèmes additionnels constituent un véritable casse-tête de gestion.

Il importe de trouver un bon équilibre entre vos divers canaux numériques afin de réduire vos coûts, tout en continuant d’assurer un bon fonctionnement au sein de l’entreprise et préserver la satisfaction de votre clientèle. 

Prendre le taureau par les cornes : désencombrer l’espace digital

La stratégie la plus simple consiste à désencombrer l’espace digital – exactement de la même manière que vous procéderiez pour un lieu physique - en se limitant à une seule application par fonctionnalité. Par exemple, optez pour une unique application de messagerie instantanée utilisée au sein de l’entreprise, ou encore un seul outil de partage de document, et ainsi de suite. 

Ce grand ménage numérique, qui consiste à enlever ce qui encombre, aura pour effet de réduire vos frais d’abonnements. Procédez systématiquement avec une liste exhaustive en main, pour ne garder ultimement que les outils véritablement utiles. 

Encouragez vos équipes à se limiter aux applications qui auront passé le test de votre rigoureuse opération de désencombrement. Profitez-en pour dépouiller aussi les espaces physiques ! Pourquoi pas, tout le monde dans l’entreprise s’en portera mieux ! Un autre effet de cette stratégie : vos processus simplifiés feront gagner du temps à vos employés et à vos collaborateurs. Vous observerez à terme un accroissement de la productivité, de l’efficacité et de la performance. 

Le décommissionnement des logiciels trop coûteux

Saviez-vous qu’avant l’avènement de la pandémie de Covid-19, près de 60% des entreprises étaient préoccupées par la réduction de leurs dépenses ? Ce pourcentage a dû grimper en flèche pour atteindre des sommets historiques depuis mars 2020. 

Les gestionnaires d’entreprises atteignent leurs objectifs de réduction des dépenses en analysant l’état des lieux en ce qui concerne également leurs logiciels structurants. Certaines licences de CRM, de SIRH et de BI se surpassent avec leurs tarifs exorbitants, sans compter les frais encourus pour le paramétrage de ces mastodontes, la maintenance, et le développement sur-mesure que cela exige souvent.

Il est courant que ce type de logiciels soit sous-exploité par les entreprises. Plusieurs entreprises ont pu été initialement subjuguées par les promesses de bénéfices. La plupart du temps, les équipes d’employés et de collaborateurs comptent sur leurs doigts les quelque rares utilisateurs sachant véritablement maîtriser les fonctions stratégiques de ces logiciels. Une majorité d’employés ne parvient habituellement qu’à effleurer les fonctionnalités, se contentant d’une utilisation plutôt superficielle (si ces employés n’utilisent pas carrément d’autres outils !). Dans ce cas, à quoi sert-il se s’encombrer de logiciels si complexes et des plus sophistiqués que peu parviennent à manier ? 

Optez plutôt pour des solutions que s’approprieront avec aisance une grande proportion de vos employés et collaborateurs. Vous ajouterez alors de la valeur à vos processus opérationnels et tous gagneront en qualité dans le travail effectué. 

Voilà pourquoi il importe de mener votre petite enquête sur la pertinence des outils que préconise l’entreprise, dans un contexte de limitation des dépenses inutiles.

Pour vous faciliter la tâche, des concepteurs ont mis sur pied des applications dédiée au décommissionnement des logiciels coûteux (telles que Gathering Tools). Cela simplifie une opération de réduction drastique des licences par la suppression de logiciels redondants et obsolètes. Ce procédé a également pour avantage de mettre fin aux rigidités fréquentes de certains logiciels. Étant donné que vos employés n’auront plus à effectuer maintes contorsions, cela enclenchera une amélioration continue de processus opérationnels. 

Ce procédé est également reconnu pour engendrer des répercussions positives sur la sécurisation des processus de même que sur la réduction des sources de données. 

Revoir ses communications

Tant qu'à y être, profitez-en aussi pour revoir vos communications et construire une relation durable en regroupant les communications des diverses directions ou équipes de votre entreprise en un seul envoi. Bien communiquer avec ses partenaires et ses clients fait toute la différence ! Il importe toutefois d’acheminer des messages clairs en privilégiant le canal préféré par un destinataire. 

Alors que d’innombrables entreprises recourent encore de nos jours au courrier physique, cela génère des dépenses considérables en termes d’impression, de stockage et de frais d’expédition. 

Centraliser le courrier sortant constitue une autre stratégie de réduction des coûts. Le fait de regrouper les communications par le biais d’un même portail allège non seulement les dépenses, mais cela s'avère vivement apprécié par les interlocuteurs qui ne sont pas inondés de messages. Les courriers sont réunis dans une même enveloppe, ou encore, plusieurs communications différentes sont regroupées dans un même email. 

Le digital raisonné

Dans le but de baisser vos coûts et mieux composer avec les enjeux numériques, faites appel à des experts pour mettre en œuvre une amélioration continue de vos opérations. Bénéficiez d’une assurance qualité dans vos activités et vos opérations. Introduisez une culture systémique de réduction des coûts axée sur la qualité, l’efficacité et la productivité. 

L'argent économisé pourra être judicieusement investi à d'autres fins, entre autres pour mieux répondre aux attentes de vos clients, de même que pour développer ou améliorer vos activités.